Comment organiser efficacement l'administratif d'une petite entreprise ?
Lorsqu’on dirige une petite entreprise, les journées sont souvent partagées entre les clients, le développement de l’activité, les salariés et toute la gestion administrative. Devis, factures, relances, documents, obligations réglementaires : la « paperasse » peut rapidement s’accumuler.
C’est d’ailleurs l’une des principales problématiques rencontrées par les dirigeants accompagnés par C’Secret : le manque de temps pour gérer des tâches administratives indispensables mais chronophages.
Améliorer l’organisation administrative d’une petite entreprise ne signifie pas nécessairement mettre en place des outils complexes. Il faut avant tout identifier ce qui prend du temps, structurer les tâches récurrentes et déterminer ce qui doit être géré en interne ou peut être délégué.
Voici une méthode concrète pour faire le point sur votre organisation.
Pourquoi l'administratif prend-il autant de temps dans une petite entreprise ?
Manque de temps et surcharge administrative
Dans une petite entreprise, le dirigeant doit souvent gérer lui-même une grande partie de l’administratif en parallèle de son activité principale.
Saisie des devis, facturation, relances clients, classement, suivi des dossiers ou encore obligations liées à l’entreprise et aux salariés : prises séparément, ces tâches peuvent sembler rapides. Mais leur accumulation finit par représenter une charge importante.
Chez les professionnels accompagnés par C’Secret, le manque de temps et les tâches administratives chronophages font partie des problématiques qui reviennent régulièrement.
La « paperasse » s'accumule facilement
Lorsqu’on demande aux dirigeants ce qui leur fait perdre du temps au quotidien, un terme revient souvent : « la paperasse ».
Derrière cette expression se cachent pourtant de nombreuses missions indispensables au fonctionnement de l’entreprise : documents à compléter, factures à envoyer, relances à effectuer, informations à classer, dossiers salariés à suivre ou encore échéances réglementaires à surveiller.
Le problème n’est donc pas nécessairement chaque tâche prise individuellement, mais leur accumulation et leur répétition tout au long de la semaine.
Commencer par faire le point sur son organisation administrative
Analyser sa gestion administrative
Avant de changer ses outils ou de déléguer certaines missions, il est utile de comprendre comment fonctionne réellement l’entreprise au quotidien.
Commencez par vous poser quelques questions :
- Quelles tâches administratives réalisez-vous chaque semaine ?
- Quelles sont celles que vous repoussez régulièrement ?
- Quelles tâches vous prennent le plus de temps ?
- Où sont stockés vos documents ?
- Certaines informations sont-elles difficiles à retrouver ?
- Quelles échéances devez-vous surveiller ?
- Quelles tâches nécessitent réellement votre intervention personnelle ?
Ce premier état des lieux permet d’identifier les points qui méritent d’être réorganisés.
Identifier les tâches chronophages
Les tâches les plus chronophages ne sont pas identiques dans toutes les entreprises.
Selon l’activité et l’organisation de la structure, il peut s’agir :
- de la saisie des devis ;
- de la facturation ;
- des relances d’impayés ;
- du classement des documents ;
- du suivi administratif des salariés ;
- du suivi des heures ;
- des dossiers de formation ;
- des appels d’offres ;
- du suivi des obligations réglementaires.
Pendant une ou deux semaines, noter les tâches administratives réalisées et le temps qui leur est consacré peut permettre d’identifier beaucoup plus facilement celles qui perturbent réellement le quotidien.
Mettre en place une organisation administrative simple
Centraliser les documents
La première règle consiste à éviter de disperser les informations entre plusieurs boîtes mail, dossiers papier, ordinateurs ou téléphones.
L’entreprise peut mettre en place une arborescence simple et identique pour ses principaux dossiers : clients, fournisseurs, salariés, facturation, obligations réglementaires ou encore documents comptables.
L’objectif est simple : lorsqu’un document est nécessaire, il doit pouvoir être retrouvé rapidement.
Créer un suivi des tâches récurrentes
Certaines tâches administratives reviennent chaque semaine, chaque mois ou chaque année.
Créer un tableau de suivi permet de visualiser les actions à effectuer et leurs échéances : factures à envoyer, règlements à vérifier, relances à effectuer, formations à renouveler, documents salariés à mettre à jour ou obligations réglementaires à contrôler.
Un outil simple et régulièrement mis à jour est souvent plus efficace qu’un logiciel complexe qui finit par ne plus être utilisé.
Prévoir un temps dédié à l'administratif
Lorsque l’administratif est traité uniquement « quand il reste du temps », les tâches ont tendance à s’accumuler.
Prévoir des créneaux réguliers permet de traiter les dossiers avant qu’ils ne deviennent urgents et de conserver une meilleure visibilité sur ce qui reste à faire.
Comment savoir quelles tâches administratives déléguer ?
Déléguer son administratif ne signifie pas nécessairement confier toute la gestion de son entreprise à une personne extérieure.
L’objectif est d’identifier les missions pour lesquelles l’intervention du dirigeant apporte peu de valeur et qui peuvent être réalisées par un prestataire de confiance.
Chez C’Secret, trois questions permettent notamment de commencer cette réflexion :
1. Qu’est-ce que vous souhaitez déléguer ?
Identifiez les tâches que vous ne souhaitez plus gérer, celles que vous repoussez régulièrement ou celles qui occupent une part trop importante de votre temps.
2. Qu’attendez-vous du partenariat avec un prestataire externe ?
Certaines entreprises recherchent simplement quelques heures de soutien ponctuel. D’autres ont besoin d’un véritable suivi administratif régulier.
Définir clairement ses attentes permet de mettre en place un fonctionnement adapté.
3. Votre entreprise est-elle à jour de ses obligations réglementaires ?
L’organisation administrative ne concerne pas uniquement les devis et les factures. Selon la situation de l’entreprise, il peut également être nécessaire de suivre les obligations liées aux salariés, aux formations, aux affichages obligatoires, à la sécurité ou encore au DUERP.
Ces trois questions permettent de déterminer les priorités et de construire un accompagnement adapté aux besoins réels de l’entreprise.
Quelles tâches une petite entreprise peut-elle confier à C'Secret ?
L’accompagnement administratif personnalisé
Il peut concerner quelques missions ponctuelles ou un suivi administratif plus régulier.
C’Secret intervient notamment sur :
- l’assistanat de direction ;
- la saisie des devis ;
- la facturation ;
- les relances d’impayés ;
- le suivi administratif des salariés ;
- les dossiers de formation ;
- le suivi des heures ;
- les dossiers d’appels d’offres ;
- la veille réglementaire ;
- le suivi des obligations de l’entreprise et de l’employeur.
Pour les entreprises du BTP, l’accompagnement peut également porter sur le suivi des affichages obligatoires, du DUERP et de certains sujets liés à la sécurité et à l’hygiène.
L’objectif n’est pas de remplacer le dirigeant dans ses responsabilités, mais de l’aider à mieux organiser et suivre les tâches administratives qui peuvent être déléguées.
Ne pas oublier les obligations réglementaires de l'entreprise
Une bonne organisation administrative ne se limite pas à la gestion des clients et des factures.
Lorsqu’une entreprise emploie des salariés, différentes obligations doivent également faire l’objet d’un suivi : documents administratifs, formations, affichages obligatoires, santé et sécurité au travail ou encore mise à jour de certains documents.
C’est un sujet régulièrement abordé lors des premiers échanges avec les entreprises accompagnées par C’Secret.
La veille réglementaire permet d’identifier les évolutions susceptibles de concerner l’entreprise et d’organiser progressivement le suivi des démarches nécessaires.
C’Secret développe notamment cet accompagnement auprès des entreprises du BTP, en s’appuyant lorsque cela est nécessaire sur les organismes professionnels compétents, notamment la CAPEB 05-04 et la Fédération du BTP 05.
Le cas particulier des artisans et petites entreprises du BTP
Les artisans du BTP représentent une part importante des entreprises accompagnées par C’Secret.
Pour un dirigeant du bâtiment, l’administratif vient s’ajouter aux chantiers, aux déplacements, aux clients, aux fournisseurs et, lorsqu’il emploie du personnel, au suivi de ses salariés.
Les besoins peuvent alors être très concrets : saisie des devis, facturation, relances, dossiers d’appels d’offres, suivi des heures réalisées sur les chantiers, dossiers de formation ou encore suivi de certaines obligations de l’employeur.
Déléguer une partie de ces missions permet au dirigeant de conserver un suivi administratif régulier tout en consacrant davantage de temps à son activité.
Pour aller plus loin, découvrez notre guide du secrétariat externalisé pour les artisans du BTP.
Questions fréquentes sur l'organisation administrative d'une petite entreprise
Commencez par identifier les tâches réalisées régulièrement, centraliser les documents et mettre en place un suivi des principales échéances. L’objectif est d’adopter une méthode suffisamment simple pour pouvoir être utilisée quotidiennement.
Selon l’entreprise, il est possible de déléguer la saisie des devis, la facturation, les relances, le classement, certains suivis administratifs des salariés, les dossiers de formation, les appels d’offres ou encore l’organisation du suivi de certaines obligations réglementaires.
Lorsque les tâches administratives s’accumulent, sont régulièrement repoussées ou prennent du temps au détriment de l’activité principale, il peut être pertinent d’étudier les missions qui pourraient être confiées à un prestataire externe.
Non. L’externalisation peut concerner seulement quelques tâches précises. L’accompagnement peut également évoluer selon la charge de travail et les besoins de l’entreprise.
Oui. C’Secret accompagne notamment les artisans et entreprises du BTP pour des missions telles que les devis, la facturation, les relances, les dossiers d’appels d’offres, certains suivis administratifs des salariés et l’organisation du suivi des obligations réglementaires.
Reprendre le contrôle de son administratif
Améliorer l’organisation administrative d’une petite entreprise commence par une question simple : quelles tâches prennent aujourd’hui du temps au dirigeant sans nécessiter réellement son intervention ?
Centraliser les documents, suivre les échéances et mettre en place des méthodes simples permet déjà de mieux maîtriser son administratif. Lorsque certaines missions restent trop chronophages, la délégation peut ensuite permettre d’aller plus loin.
C’Secret accompagne les petites entreprises, et notamment les professionnels du BTP, dans l’organisation et le suivi de leurs tâches administratives.
Vous souhaitez identifier les tâches que vous pourriez mieux organiser ou déléguer ? Contactez C’Secret pour faire le point sur vos besoins.
